因公出访

惠州学院教职工因公出国(境)及证件管理办法

  [日期:2015-04-24]  阅读:1  

       随着国际化办学进程的不断深入,我院师生出国(境)人次日益增多。为规范出国(境)手续的办理以及加强出国(境)证件的管理,根据国家现行有关政策,结合我院实际情况,特制定本办法。

       本办法中所称的因公出国(境),是指我院教职工使用学院的经费(包含各类业务经费和科研经费等)被公派出国(境)开展学术交流与合作项目、访学、培训、进修、参加学术会议和教学科研合作等活动。

一、因公出国(境)的审批

(一)报批程序

因公出国(境)的报批手续由学院外事与港澳台办公室(以下简称“外事办”)负责。报批程序为:

1.每年11月5日前,各部门将下一年度的因公出国(境)计划上报外事办(报表见附件1)。因特殊原因临时增加的出访活动须提前3个月报分管院领导同意后将纸质材料提交外事办。

2.由学院业务经费支付的出访任务,须提前3个月经院长办公会讨论通过后,再办理其它报批手续。

由科研课题经费支付的出访任务,出国(境)人员须提前3个月持邀请函和行程安排的原件及翻译件到外事办领取并填写《惠州学院教职工因公出国(境)申请表》(见附件2),由课题负责人、所在部门、科研处、财务处和外事办同意后报部门分管领导和分管外事工作的院领导批准,再办理其它报批手续。出国(境)人员属于学院处级干部(含副处级)的,还须提前3个月经院长办公会讨论通过后,再办理其它报批手续。

外事办按要求在内部网如实公示出访团组和人员信息,公示期限原则上不少于5个工作日。

3.出国(境)人员填写《惠州市因公临时出国(境)报批件》(见附件3)、《惠州市因公临时出国(境)人员登记表》(见附件4)、《因公临时出国人员备案表》(附件5)或《因公临时赴港澳人员备案表》(附件6),交由外事办报分管外事工作的院领导审批签字、加盖学院公章;填写《因公临时出国(境)任务和预算审批意见表》(附件7)和《各项支出的测算和审核详细说明》(附件8),由外事办和财务处负责人签字并加盖公章。

4.外事办将上述材料上交惠州市外事侨务局(以下简称“市外侨局”),由其呈送广东省外事办公室(以下简称“省外事办”)或广东省港澳办公室(以下简称“省港澳办”)审批并办理因公出国护照或因公赴港澳通行证。

(二)申报材料

出国(境)人员要认真填写上述相关表格,详细说明出访目的、具体任务、出访时间、路线、地点、日程安排、人员身份、邀请单位、经费来源及开支预算等,备齐所需材料。凡出访申报材料不齐全、内容不完善、情况不真实的不予批准。

出国(境)人员办理出访申报手续,应提供以下材料的纸质版及电子版:

1.《惠州学院教职工因公出国(境)人员申请表》(1份);

2. 邀请函原件、复印件和中文翻译(3份)(注:同时出访多个国家的,要逐一提供往访国的邀请函,包括申根国家);

3.《惠州市因公临时出国(境)报批件》(1份);

4.《惠州市因公临时出国(境)人员登记表》(1份);

5.《因公临时出国人员备案表》或《因公临时赴港澳人员备案表》(3份);

6.《因公临时出国(境)任务和预算审批意见表》和《各项支出的测算和审核详细说明》(各2份);

7.出国(境)人员身份证复印件(4份);

8.出国(境)人员近期护照照片(出国6张,赴港澳4张)。

(三)出访实效性

我院教职工因公临时出国(境),必须有明确的公务目的和任务,要紧紧围绕我院发展的需要,统筹规划,合理安排。坚持因事定人,杜绝因人找事。使用科研经费的出访任务,须紧扣科研课题。无特殊情况,不得在计划外安排出访。

已离(退)休厅局级以下人员不再派遣出国(境)执行任务。已离开工作岗位且所从事工作与原单位无关联的教职工,不再安排因公出国(境)。

要严格控制团组人数在5人以下,除了特别需要,出访1个国家在外停留不得超过5天,2个国家不超8天,3个国家不超10天。

出席国际会议,应对海外突发事件,参加体育比赛、文艺演出、展览活动及培训的团组人数和在外停留天数应按现行有关规定并根据任务需要和人员身份从严控制,不得安排与出访任务无关的人员出国(境)。

未经批准不得变更出访路线,或以任何理由绕道旅行,不得临时改变或增减出访国家、地区或城市,不得自行延长在外停留时间,不得改变身份,不得参加与访问任务无关的活动和会议,不得擅自持因公护照前往第三国或持赴港澳通行证的赴港签注前往澳门。

因公临时出国(境)活动应按照务实、高效、精简、节约的原则,严格按照规定安排交通工具和食宿,不得铺张浪费,根据工作需要合理安排,严禁变相公款旅游。

二、因公出国(境)的签证管理

我院教职工的因公出国(境)的签证由外事办统一办理。签证的办理必须严格按照中华人民共和国外交部规定的送签程序,由外事办统一向市外侨局递送签证材料。外事办在办理签证过程中,要严格审批程序,严肃外事纪律,认真审核各类因公出国(境)团组出访任务和外方邀请函等要件,确保邀请方的资信,不得通过中介公司或旅行社联系邀请函。

三、因公出国(境)证件的管理

因公出国(境)证件主要包括:《中华人名共和国公务普通护照》(以下简称“护照”)、《因公往来香港澳门特别行政区通行证》(以下简称“港澳通行证”)《大陆居民往来台湾通行证》(以下简称“台湾通行证”)等,我院教职工的上述证件由外事办统一管理。

凡公费出国(境)的团组和个人,必须通过因公出国(境)审批渠道办理手续。严禁持因私证照出国(境)执行公务,因私出国(境)不得使用因公出国(境)证照。

申请护照或港澳通行证台湾通行证的有关批件、证明和材料要真实有效,严禁弄虚作假、伪造证件或批件、冒名顶替或隐瞒出国(境)人员真实身份、骗取证照和异地办证照。凡属再次出访,必须再次办理报批手续,经省外事办或省港澳办批准后才能再次启用护照或港澳通行证。

在国(境)外期间,出国(境)人员的护照、港澳通行证和台湾通行证以及其它出国(境)证件由本人或指定专人妥善保管;出国(境)人员回国(境)后7个工作日内将护照、港澳通行证和台湾通行证等交由外事办交回市外侨局。

四、因公出访的行前培训和出访报告制度

(一)出国(境)人员应积极参加行前培训。外事办负责组织培训工作,培训内容主要包括:安全保密教育、礼仪常识教育等。出国(境)人员出访前应对出访国或地区的社会、文化习俗等有所了解。

(二)出访期间,出国(境)人员应遵守中华人民共和国外事纪律,注意文明礼貌,维护国家利益和学院利益;警惕国际敌对势力的渗透、颠覆和分裂活动;遵守出访国及地区的法律法规,尊重当地的文化、风俗习惯及社会制度。

出国(境)人员在学术交流及个人对外交往中,不得涉及国家政治、军事、经济和科技秘密;凡是教学、科研、生产中有密级的资料,未经保密主管部门的批准,不得带(寄)往国(境)外;应积极维护学院的知识产权。

(三)出国(境)人员应在回国(境)后3个工作日内向外事办报到,因公出国(不含赴港澳地区)团组应在回国后7个工作日内递交书面出访报告(2000字左右),陈述完成出访任务的情况、存在的主要问题、重要收获和今后的工作目标;另须填写《因公出国报告评估表》,与出访报告一并呈带队领导签名后报送外事办存档。外事办于出访团组回国后1个月内将出访报告呈交分管外事工作的院领导及上级主管部门,并在学院内部网公布行前公示内容的执行情况和出访报告等,自觉接受群众监督,实现资源共享。

出国(境)人员应积极配合外事办做好宣传工作,将出访成果在学院校园网和外事办主页上登载。出席国际会议、参加合作研究或学术考察的人员应以座谈或报告等形式向所在单位师生介绍最新学术动态。

五、因公出国(境)人员出访经费的负担方式

(一)属国家部委项目派出的,出访经费由国家相应部委负担;

(二)由学院组团出访的,出访经费由学院负担;

(三)邀请函注明由邀请方负担经费的,出访经费由邀请方负担;

(四)由科研课题经费支付的,须经课题负责人和科研处同意后报分管外事工作的院领导批准。

六、附则

(一)本办法适用于我院教职工因公赴国外和港澳地区的出访任务,赴台湾地区的出访任务另行规定。

(二)本办法由外事办负责解释。

(三)本办法自公布之日起实施。

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